O que é migração de dados?

Quando pensamos nas atividades que devem ser planejadas e executadas dentro de um projeto SAP, a atividade de Migração de Dados, sem sombra de dúvidas, é uma das atividades mais críticas e importantes de qualquer projeto.

Geralmente, quando não se é investido o devido tempo nessa tarefa tão importante, os resultados podem ser catastróficos.

Mas o que é migração de dados?

Basicamente, de maneira simplista, quando falamos sobre migração de dados, estamos falando sobre o ato de carregar dados (seja de outro sistema ou de outra versão do SAP) para dentro de um ambiente SAP.

Definindo dessa forma, parece ser algo extremamente simples, mas não é.

A atividade de migração costuma ser iniciada em conjunto com o Kick Off do projeto, pois as tarefas a serem realizadas para uma migração de dados com sucesso, costumam ser trabalhosas e demoradas.

Fases da migração de dados?

De maneira simplista podemos dividir a fase de migração da seguinte maneira:

1. Criação de uma planilha de objetos que podem ser migrados (fornecedores, clientes, pedidos de compra, ordens de venda, etc).
2. Definição de quais objetos estarão no escopo de migração.
3. Atribuição de um Key User para ser o responsável por cada objeto.
4. Atribuição de um Consultor SAP para prestar auxilio e orientação ao Key User.
5. Definição se aquele determinado objeto será carregado no sistema de maneira automática (utilizando programas de carga) ou de maneira manual (criados pelo próprio time de negócio).
6. Definição da quantidade de cargas de dados a serem realizadas (geralmente são realizadas pelo menos 2 cargas de teste e uma carga final no ambiente de Produção).

Claro que existem mais passos, mas os passos acima já podem dar uma ideia da complexidade dessa atividade tão importante.

Inclusive, dependendo do tamanho e da complexidade do projeto, um time inteiro de consultores pode ser alocado apenas para executar essa atividade.

Principais Desafios

Os principais desafios que costumam ser enfrentados pelo time referente a Migração de Dados, são:

• Alto volume de informações (o que gera um grande trabalho para o time de negócio, pois os dados devem ser verificados um a um para que não seja carregado nenhum lixo no sistema).
• Extração de dados do sistema legado (principalmente quando o sistema anterior não é um ambiente SAP, a estrutura dos dados pode ser totalmente diferente do que o SAP espera e isso acarreta em uma construção quase manual do arquivo de carga).
• Campos que não existem nos programas de carga de dados utilizados pelo time global (dependendo da complexidade fiscal do país onde o projeto está sendo executado, a SAP costuma oferecer novos campos para que informações fiscais sejam armazenadas no sistema e geralmente nesses casos os programas de carga precisam ser refeitos, o que gera um grande trabalho para os consultores do projeto).
• Excesso de trabalho para os Key Users e Consultores (Em muitos projetos tanto os Key Users como os Consultores são responsáveis tanto pela definição dos processos como pelos dados. Isso costuma gerar um grande estresse nos envolvidos, além de, aumentar o risco para a atividade, comprometendo a qualidade dos dados).

Ferramentas Utilizadas

Dependendo do projeto e do cliente em si, as ferramentas para a atividade de migração de dados podem variar muito.

Claro que, 99% das vezes o Excel é utilizado como fonte de informações, ou seja, cada objeto a ser carregado, possui um arquivo Excel (com várias abas) e o mesmo é trabalhado pelos Key Users até que estejam prontos para serem entregues ao time de Migração de Dados para que seja realizada a carga no SAP.

Além do Excel, algumas empresas podem utilizar ferramentas mais avançadas, ou até mesmo desenvolvidas pela própria empresa.

Pensando no lado da carga de dados, a SAP disponibiliza diversas ferramentas para carga, sendo as principais:

• LSMW
• SAP Data Services
• SAP Migration Cockpit

Riscos

Sabe qual é o principal risco quando temos uma estratégia de carga de dados implementada com baixa qualidade?

Simplesmente para a empresa após o Go Live.

Os dados dentro do sistema SAP é um dos principais pilares para o correto funcionamento de qualquer processo (seja ele de compras, vendas produção, qualidade, etc).

Imaginemos o seguinte cenário:

Sua empresa é uma importante farmacêutica que produz remédios de alta complexidade para o tratamento de doenças degenerativas.

Antigamente, vocês utilizavam um outro sistema ERP (Oracle por exemplo), sendo que, há 2 meses atrás foi finalizado o projeto de implementação do sistema SAP.

Inclusive o projeto foi um sucesso, foi entregue no prazo e sem dores de cabeça.

Para entregar o projeto no prazo, foi feito um grande esforço por todos, mas a atividade de Migração de Dados foi feita sem a devida atenção e a qualidade dos dados ficou mediana.

O time de qualidade solicitou a compra de um perigoso material (que deve ser controlado por lei), ou seja, quando o material for recebido pela empresa, ele deve estar bloqueado no sistema para que seja analisado pelo time de qualidade e que seja emitido um Certificado de Análise para o material.

Infelizmente, o cadastro desse material foi realizado sem a visão de qualidade.

E o que isso implica?

Que a partir do momento que o mesmo for recebido no sistema, ele está disponível no sistema para utilização ou mesmo uma possível venda.

E o que aconteceu?

O material chegou, foi recebido no sistema e na sequência, utilizado (sem emissão do certificado de análise).

Infelizmente, naquele mesmo dia, um fiscal do governo apareceu e disse que faria uma auditoria surpresa.

A empresa foi multada.

E por que?

Problema na Carga de Dados.

Esse foi simplesmente um dos exemplos que uma carga de dados de má qualidade pode gerar. Existem diversos outros. A lista é enorme.

Conclusão

Espero que você tenha conseguido ter uma boa visão a respeito dessa atividade tão importante dentro de um projeto SAP e o quão critica ela é.

Deixo como sugestão a sempre dar a devida prioridade a essa atividade, tendo inclusive pessoas dedicadas a assegurar a qualidade dos dados durante todo o processo.

Se você gostou desse post, não deixe de se inscrever em nossa newsletter para receber em primeiro mão os próximos posts.

Caso você tenha qualquer sugestão (inclusive de assuntos que gostaria de ler a respeito), fique à vontade em enviar um e-mail para sapsteps@sapsteps.com.

Um grande abraço,

Bruno César